1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Geschäftsführer: Horst Niederberger
Handelsregister: Amtsgericht München HRB 169891

Datenschutzbeauftragte

2. Geltungsbereich und allgemeine Grundsätze

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Internetauftritt der eAces GmbH einschließlich der dort angebotenen Kontakt-, Terminbuchungs-, Bewerbungs-, Kandidatenvermittlungs- und Newsletter-Funktionen. Für externe Websites oder Dienste, auf die von unserer Website lediglich verlinkt wird, gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, und nur in dem Umfang, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Dabei beachten wir insbesondere die Grundsätze der Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit nach der DSGVO.

Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei Ihnen, sondern aus Drittquellen oder öffentlich zugänglichen Quellen erhalten – etwa im Rahmen der aktiven Kandidatensuche (Active Sourcing) oder der geschäftlichen Akquise -, stellen wir Ihnen, soweit erforderlich, gesonderte Datenschutzinformationen nach Art. 14 DSGVO zur Verfügung.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei STRATO gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere die IP-Adresse bzw. technische Hostinformationen, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite oder Datei, die Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem sowie technische Statusinformationen gehören.

Die Verarbeitung dient dazu, unsere Website sicher, zuverlässig und technisch fehlerfrei bereitzustellen sowie Missbrauch und Angriffe zu erkennen und abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Online-Angebots.

Hosting-Anbieter ist die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland. Technische Protokolldaten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für Bereitstellung, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist, und anschließend entsprechend der eingesetzten Hosting-Konfiguration gelöscht oder anonymisiert.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von STRATO

4. Cookies, lokale Speichertechnologien und Einwilligungsmanagement

Unsere Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Soweit Informationen in Ihrer Endeinrichtung gespeichert oder aus dieser ausgelesen werden, gilt § 25 TDDDG. Für Vorgänge, die nicht unter eine gesetzliche Ausnahme fallen, holen wir vorab Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Soweit ein Zugriff unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, kann § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einschlägig sein.

Zur Verwaltung einwilligungsabhängiger Website-Dienste setzen wir eine Einwilligungsmanagement-Oberfläche ein. Dienste, für die eine Einwilligung erforderlich ist, werden erst nach Ihrer entsprechenden Auswahl geladen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen der Website widerrufen oder ändern.

Das Einwilligungsmanagement kann Informationen verarbeiten, die erforderlich sind, um Ihre Auswahl zu dokumentieren und zu beachten, etwa Einwilligungsstatus, ausgewählte Kategorien, Zeitstempel und eine technische Einwilligungskennung. Die jeweils eingebundenen Dienste und die verfügbaren Einstellungen werden in der Einwilligungsoberfläche der Website angezeigt.

5. Kontaktformulare und direkte E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns über ein Website-Formular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Je nach Formular können hierzu Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Ihre Rolle bzw. die Auswahl in einem Feld „Ich bin“, Betreff und Nachricht gehören. Weitere Angaben sind freiwillig, soweit sie nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet sind.

Anfragen über das allgemeine Kontaktformular werden grundsätzlich an info@e-aces.com übermittelt. Bezieht sich Ihre Anfrage auf vorvertragliche Maßnahmen oder die Durchführung eines Vertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sonstige Anfragen verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung von Anfragen und geschäftlicher Kommunikation.

Durch das Absenden eines Kontaktformulars werden Sie nicht automatisch für unseren Newsletter oder sonstige werbliche E-Mail-Kommunikation angemeldet. Die Newsletter-Anmeldung erfolgt davon getrennt.

5.1. Technischer Versand über Brevo

Für die technische Übermittlung von Nachrichten aus unseren Website-Formularen und von E-Mails nutzen wir Brevo als E-Mail-/SMTP-Dienstleister. Dabei kann Brevo Absender- und Empfängerangaben, Betreffzeilen, Nachrichteninhalte und technische Zustellinformationen verarbeiten. Enthält eine zu übermittelnde Nachricht einen Anhang, wird auch dieser zum Zweck der Nachrichtenübermittlung verarbeitet.

Brevo verarbeitet die hierfür erforderlichen Daten in unserem Auftrag. Transaktionsprotokolle werden in unserem Brevo-Konto grundsätzlich für einen kurzen betrieblichen Zeitraum von einem Monat vorgehalten. Für neue Transaktionsnachrichten speichern wir in Brevo keine vollständigen E-Mail-Vorschauen. Daten werden darüber hinaus nur gespeichert, soweit dies für Zustellung, Fehleranalyse, Sicherheit oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Soweit Brevo Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) einsetzt, erfolgen entsprechende Drittlandübermittlungen nach Maßgabe von Kapitel V der DSGVO.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Brevo

6. Terminbuchung über Microsoft Bookings

Unsere Website enthält eine Terminbuchungsfunktion über Microsoft Bookings. Wenn Sie diese Funktion nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben, um den Termin zu planen, zu bestätigen und durchzuführen. Hierzu können insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen bzw. weitere Kontaktdaten, gewünschtes Datum und Uhrzeit, die gebuchte Leistung sowie freiwillige Mitteilungen gehören.

Microsoft Bookings ist Bestandteil von Microsoft 365. Buchungsinformationen werden innerhalb der Microsoft-365-/Exchange-Umgebung verarbeitet und gespeichert. Bezieht sich der Termin auf vorvertragliche oder vertragliche Angelegenheiten, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Terminorganisation und Kommunikation.

Beim Laden bzw. Aufrufen der eingebetteten Buchungsoberfläche kann eine Verbindung zu Microsoft hergestellt werden. Soweit hierfür eine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich ist, wird die Buchungsoberfläche erst nach der entsprechenden Einwilligung bzw. nach einer aktiven Anforderung der Buchungsfunktion im Rahmen der technischen Website-Konfiguration geladen.

Weitere Informationen: Microsoft-Datenschutzbestimmungen

7. Bewerbungen auf Stellen bei eAces

Sie können sich über unsere Website auf offene Stellen bei eAces bewerben. Über das Bewerbungsformular verarbeiten wir insbesondere Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die Stelle, auf die Sie sich bewerben, Ihr Anschreiben, den hochgeladenen Lebenslauf sowie weitere Bewerbungsunterlagen, die Sie freiwillig bereitstellen.

Die Bewerbung wird zunächst über unsere WordPress-basierte Bewerbungsfunktion (HireZoot) verarbeitet und an bewerbung@e-aces.com übermittelt. Die für das Bewerbungsverfahren erforderlichen Daten können anschließend in unser internes Kandidatenmanagementsystem e-Expert übernommen und auf gesicherten internen Systemen gespeichert werden.

Bei Bewerbungen um ein Beschäftigungsverhältnis bei eAces ist Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 BDSG. Werden ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet, erfolgt dies nur, soweit dies nach § 26 Abs. 3 BDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 DSGVO oder aufgrund einer anderen anwendbaren Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO zulässig ist. Bitte übermitteln Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten nur, wenn dies für Ihre Bewerbung erforderlich ist.

Die in WordPress/HireZoot gespeicherte Bewerbungskopie ist so konfiguriert, dass sie sechs Monate nach Eingang automatisch gelöscht wird. Bei erfolglosen Bewerbungen werden die für das Bewerbungsverfahren vorgehaltenen Daten im Übrigen nur so lange gespeichert, wie dies zum Abschluss des Auswahlverfahrens sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung möglicher Rechtsansprüche erforderlich ist. In der Regel werden diese Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine längere Speicherung erlaubt oder verlangt.

Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die hierfür erforderlichen Daten in die Personalverwaltung übernommen und nach den für Beschäftigtendaten geltenden gesetzlichen und internen Aufbewahrungsregeln verarbeitet.

8. Bewerbungen auf Kundenpositionen und Kandidatenvermittlung

Sie können sich über unsere Website auch auf Stellen oder Projekte bewerben, bei denen eAces für einen Kunden als Personal- oder Projektvermittler tätig wird. Offene Positionen können in einer gemeinsamen Stellenliste angezeigt werden; intern unterscheidet eAces jedoch zwischen Stellen bei eAces und Kundenpositionen.

Bei Kundenpositionen verarbeiten wir Ihre Bewerbungs- und Profildaten, um Ihre Bewerbung zu prüfen, Ihre Qualifikationen mit den Anforderungen der jeweiligen Position abzugleichen, mit Ihnen zu kommunizieren und gegebenenfalls den Vermittlungsprozess mit dem jeweiligen Kunden durchzuführen.

Verarbeitet werden können insbesondere Identifikations- und Kontaktdaten, beruflicher Werdegang, Ausbildung, Kenntnisse, Qualifikationen, Zertifikate, Projekt- und Berufserfahrung, Verfügbarkeit, Standort- oder Mobilitätsangaben, Gehalts- oder Honorarvorstellungen, Kommunikationsinhalte sowie die von Ihnen bereitgestellten Bewerbungsunterlagen. Soweit Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, verarbeiten wir diese nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht.

Je nach konkreter Ausgestaltung erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung eines mit Ihnen bestehenden Vermittlungs- oder Dienstleistungsverhältnisses oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist. Im Übrigen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in einer professionellen Personal- und Projektvermittlung, der Prüfung potenziell geeigneter Profile, der Kommunikation mit Kandidaten und Kunden sowie der Dokumentation des Vermittlungsprozesses.

8.1. Übermittlung von Kandidatenprofilen an Kunden

Wenn Sie für eine konkrete Kundenposition oder ein Projekt in Betracht kommen, kann eAces auf Grundlage Ihrer Bewerbungsunterlagen ein standardisiertes eAces-Kandidatenprofil erstellen und dieses dem betreffenden potenziellen Kunden oder Projektpartner zur Beurteilung Ihrer Eignung zur Verfügung stellen.

Vor einer personenbezogenen Übermittlung stellen wir sicher, dass hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. In der Regel informieren wir Sie vorab über den betreffenden Kunden bzw. die konkrete Möglichkeit und holen Ihre Bestätigung ein. Soweit Sie eAces bereits einen hinreichend konkreten Vermittlungsauftrag oder eine entsprechende allgemeine Bevollmächtigung für passende Möglichkeiten erteilt haben, kann eine Übermittlung im Rahmen dieses Auftrags auch ohne erneute Einzelbestätigung für jeden Empfänger erfolgen. Eine Weitergabe über den jeweiligen Bewerbungs- oder Vermittlungszweck hinaus findet nicht statt.

Zur Dokumentation des Vermittlungsprozesses können Bewerbungs- und Kandidatenunterlagen in e-Expert sowie auf gesicherten internen Servern in kandidaten- und projektbezogenen Ablagebereichen gespeichert werden. Zugriff erhalten nur autorisierte Beschäftigte, die die Daten für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.

9. Initiativbewerbungen und Kandidatenpool

Wenn Sie uns eine Initiativbewerbung übermitteln, verarbeiten wir Ihre Angaben zunächst, um zu prüfen, ob aktuell oder in absehbarer Zeit passende Stellen oder Projekte verfügbar sind.

Soll Ihr Profil über den ursprünglichen Bewerbungs- oder Vermittlungszweck hinaus für künftige Möglichkeiten in unserem Kandidatenpool verfügbar bleiben, bitten wir Sie um eine gesonderte freiwillige Einwilligung. Der erste sechsmonatige Zeitraum im Kandidatenpool beginnt erst, nachdem Sie die Einwilligung über den Ihnen per E-Mail zugesandten individuellen Bestätigungslink erteilt haben. Diese Bestätigung ist vom bloßen Absenden einer Bewerbung über die Website getrennt. Rechtsgrundlage für die Speicherung im Kandidatenpool ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Aufbewahrung im Kandidatenpool wird in e-Expert in Zeiträumen von jeweils sechs Monaten gesteuert. Kurz vor oder um das Ende eines Zeitraums kontaktieren wir Sie grundsätzlich und fragen, ob eAces Ihr Profil weiterhin für künftige Stellen- oder Vermittlungsmöglichkeiten speichern und nutzen darf. Die Verlängerung erfolgt über einen individuellen Bestätigungslink. Bestätigen Sie die Verlängerung, erfasst e-Expert einen neuen Zeitraum von sechs Monaten.

Läuft der Zeitraum ohne Verlängerung ab, wird das Profil als abgelaufen gekennzeichnet und bis zum Abschluss eines kurzen Erinnerungs- und Löschprozesses nicht für neue Abgleiche mit neuen Stellen- oder Projektanforderungen oder neue Kundenvorstellungen verwendet. Verlangen Sie die Löschung, löschen wir das aktive Kandidatenprofil unverzüglich aus e-Expert und aus den dazugehörigen Kandidaten- bzw. Projektablagen unter unserer Kontrolle, sofern nicht eine andere Rechtsgrundlage die Aufbewahrung bestimmter Informationen erfordert oder erlaubt. Erfolgt auf die Verlängerungsanfrage und eine anschließende Erinnerung keine Bestätigung und besteht keine andere Rechtsgrundlage, werden das aktive Kandidatenprofil und die dazugehörigen Kandidatenunterlagen gelöscht.

Ihre Einwilligung für den Kandidatenpool können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere per E-Mail an datenschutz@e-aces.com oder bewerbung@e-aces.com.

10. KI-gestütztes Auslesen und Strukturieren von Lebenslaufdaten

Zur effizienteren Erfassung von Bewerbungs- und Kandidatenunterlagen können wir KI-gestützte Dienste einsetzen. Angaben aus Lebensläufen können dabei automatisiert ausgelesen, strukturiert und in definierte Felder unseres Kandidatenmanagementsystems e-Expert übertragen werden. Dies kann unter anderem Kontaktdaten, Ausbildung, beruflichen Werdegang, Kenntnisse, Qualifikationen, Zertifikate und weitere im Lebenslauf enthaltene Angaben umfassen.

Für dieses technische Auslesen nutzen wir Dienste über Microsoft Azure AI/Azure OpenAI und in Einzelfällen die OpenAI API. Die KI dient ausschließlich dazu, bereits in den Bewerbungsunterlagen enthaltene Informationen auszulesen und zu strukturieren. Sie entscheidet nicht eigenständig darüber, ob eine Person eingestellt, abgelehnt, in die engere Auswahl aufgenommen, einem Kunden vorgestellt oder vermittelt wird. Die fachliche Bewertung und sämtliche Auswahl- bzw. Vermittlungsentscheidungen erfolgen durch unsere Beschäftigten.

Für die KI-gestützte technische Verarbeitung gilt dieselbe Rechtsgrundlage wie für den jeweiligen Bewerbungs- oder Vermittlungsprozess. Bei Bewerbungen um ein Beschäftigungsverhältnis bei eAces ist dies insbesondere § 26 Abs. 1 BDSG; bei Vermittlungsprozessen kommen – je nach konkreter Ausgestaltung – insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO in Betracht. Eine gesonderte Einwilligung allein für das technische Auslesen ist nicht erforderlich, soweit diese Verarbeitung für den jeweiligen rechtmäßigen Bewerbungs- oder Vermittlungszweck erforderlich ist.

Unser derzeitiger Azure-Bereitstellungstyp (Deployment Type) ist „Global Standard“. Obwohl sich die zugehörige Azure-Ressource in Deutschland befindet, kann die technische Verarbeitung durch das Modell (Inference) daher auch in Azure-Rechenzentren außerhalb des EWR stattfinden. Auch bei der unmittelbaren Nutzung der OpenAI API kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR stattfinden, soweit die jeweilige API-Konfiguration keine europäische Datenresidenz vorsieht. Soweit eine Drittlandübermittlung erfolgt, setzen wir die nach Kapitel V der DSGVO erforderlichen Garantien ein.

Weitere Informationen von Microsoft: Microsoft-Datenschutzbestimmungen

Weitere Informationen von OpenAI: Zusatz zur Datenverarbeitung (DPA)

11. Schutz vor automatisierten Zugriffen mit Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Zugriffen, Spam und Missbrauch verwenden wir Cloudflare Turnstile. Turnstile führt technische Prüfungen im Browser durch und verarbeitet Signale aus der Browser- und Geräteumgebung, um menschliche Nutzer von automatisiertem Datenverkehr zu unterscheiden. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, TLS-Fingerprint, User-Agent-Header sowie Sitekey und zugehörige Herkunftsinformationen gehören. Nach erfolgreicher Prüfung wird ein kurzlebiges Token erzeugt und serverseitig validiert.

Turnstile ist bei uns im „Invisible“-Modus konfiguriert, sodass die Prüfung in der Regel ohne sichtbare Interaktion erfolgt. Die Verarbeitung dient der Sicherheit unserer Website und unserer Formulare. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer IT-Systeme, Formulare und Kommunikationskanäle vor Missbrauch und automatisierten Angriffen. Soweit Turnstile auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung zugreift oder dort Informationen speichert, erfolgt dies – soweit für die sichere Bereitstellung der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Formularfunktion unbedingt erforderlich – auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; soweit diese Voraussetzungen nicht vorliegen, holen wir zuvor eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ein.

Anbieter ist Cloudflare, Inc., USA. Soweit Cloudflare Signale zur Absicherung unserer Website in unserem Auftrag verarbeitet, ist Cloudflare insoweit Auftragsverarbeiter. Soweit Cloudflare Signale zur Verbesserung der eigenen Bot-Erkennungsfunktionen in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Cloudflare. Bei Drittlandübermittlungen beachten wir die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Weitere Informationen: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum

12. Newsletter und E-Mail-Marketing

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, Ihren Namen sowie technische Nachweise zur Anmeldung. Die Newsletter-Anmeldung ist von Kontakt- und Bewerbungsformularen getrennt. Der Versand erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zusätzlich beachten wir die Anforderungen des § 7 UWG für werbliche elektronische Kommunikation.

Wir verwenden ein Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungsnachricht; der Newsletter-Versand beginnt erst nach Ihrer Bestätigung. Die Protokollierung von Anmeldung und Bestätigung dient dazu, die erteilte Einwilligung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage für diese Nachweisdokumentation ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Nachweis einer wirksamen Einwilligung und in der Verhinderung von Missbrauch.

Für den technischen Newsletter-Versand nutzen wir Brevo. Brevo verarbeitet dabei insbesondere E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name, Versand- und Zustellinformationen sowie die für die Durchführung des Versands erforderlichen technischen Daten in unserem Auftrag. Eine personenbezogene Auswertung von Newsletter-Öffnungen und Link-Klicks ist nicht vorgesehen. Soweit Brevo aggregierte bzw. anonymisierte Versandstatistiken bereitstellt, werden diese nicht einzelnen Empfängern zugeordnet. Sollte künftig eine personenbezogene Erfolgsmessung von Newsletter-Öffnungen oder Link-Klicks eingesetzt werden, erfolgt dies erst nach Prüfung der datenschutz- und einwilligungsrechtlichen Voraussetzungen und nach entsprechender Anpassung der Datenschutzhinweise.

Sie können Ihre Newsletter-Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an datenschutz@e-aces.com. Nach dem Widerruf wird Ihre Adresse aus dem aktiven Verteiler entfernt. Ein minimaler Sperr- bzw. Einwilligungsnachweis kann gespeichert bleiben, soweit dies erforderlich ist, um weitere Zusendungen zu verhindern oder Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb von eAces erhalten nur diejenigen Beschäftigten Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Externe Empfänger erhalten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine sonstige gültige Rechtsgrundlage vorliegt.

Zu den möglichen Kategorien von Empfängern gehören insbesondere:

– IT-, Hosting-, E-Mail- und Website-Dienstleister, insbesondere STRATO und Brevo;

– Microsoft für Microsoft 365/Bookings sowie Azure-basierte KI-Dienste;

– OpenAI, soweit die OpenAI API für das technische Auslesen von Lebenslaufdaten eingesetzt wird;

– Cloudflare für Turnstile und den Schutz der Website;

– Kunden und Projektpartner von eAces, soweit die Übermittlung für einen konkreten Bewerbungs- oder Vermittlungsprozess erforderlich ist;

– Rechtsanwälte, Steuerberater und sonstige berufliche Berater, Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter eingebunden.

14. Übermittlungen in Drittländer

Einzelne technische Dienstleister oder deren Unterauftragsverarbeiter können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Dies kann insbesondere bei weltweit bereitgestellten Cloud- und KI-Diensten der Fall sein. Eine Drittlandübermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, beispielsweise auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Bei global bereitgestellten KI-Diensten kann insbesondere die technische Modellverarbeitung außerhalb des EWR stattfinden. Dies berücksichtigen wir bei Auswahl, Konfiguration und vertraglicher Absicherung der eingesetzten Dienste.

Weitere Informationen zu den für einen bestimmten Dienst eingesetzten Übermittlungsgarantien sowie – soweit erforderlich – dazu, wie Sie eine Kopie der einschlägigen Garantien erhalten können, können Sie bei unserer Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@e-aces.com anfordern.

15. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine weitere Speicherung rechtfertigen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder – soweit eine sofortige Löschung vorübergehend nicht möglich ist – für andere Zwecke gesperrt bzw. in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Für die wesentlichen Prozesse unserer Website gelten insbesondere folgende Grundsätze:

1. Kontakt- und Termindaten: bis zur vollständigen Bearbeitung der Anfrage bzw. Durchführung des Termins und darüber hinaus nur, soweit die Daten für ein Vertragsverhältnis, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Rechtsverteidigung benötigt werden.

2. Bewerbungskopie in WordPress/HireZoot: automatische Löschung sechs Monate nach Eingang gemäß der derzeitigen Konfiguration.

3. Erfolglose Bewerbungen um ein Beschäftigungsverhältnis bei eAces: grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens, sofern keine andere Rechtsgrundlage eingreift.

4. Kandidatenpool: e-Expert verwaltet die Aufbewahrung in Zeiträumen von jeweils sechs Monaten. Der erste Zeitraum beginnt erst nach gesonderter Bestätigung durch die betroffene Person. Kurz vor oder um das Ende eines Zeitraums fragen wir, ob eine Verlängerung gewünscht ist. Ohne Verlängerung wird das Profil für neue Abgleiche mit Stellen- oder Projektanforderungen und Kundenvorstellungen inaktiv gesetzt und nach dem beschriebenen kurzen Erinnerungsprozess gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage besteht.

5. Kandidatenbezogene E-Mails und interne Kopien: Wird ein aktives Kandidatenprofil gelöscht, weil die maßgebliche Rechtsgrundlage entfallen ist, werden die dazugehörigen Kandidatenunterlagen und bewerbungsbezogenen E-Mail-Korrespondenzen unter unserer Kontrolle in den Löschprozess einbezogen, sofern nicht für einzelne Unterlagen eine eigenständige Rechtsgrundlage die weitere Aufbewahrung verlangt oder erlaubt.

6. Vermittlungs- und Projektunterlagen: für die Dauer des jeweiligen Vermittlungs- oder Projektprozesses und anschließend nur, soweit eine Rechtsgrundlage die weitere Aufbewahrung erlaubt oder verlangt. Bei erfolgreicher Einstellung oder Vermittlung können insbesondere Vertrags- und Abrechnungsunterlagen sowie Unterlagen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entsprechend den jeweils einschlägigen gesetzlichen bzw. verjährungsbezogenen Fristen aufbewahrt werden.

7. Newsletter: bis zum Widerruf der Einwilligung; minimale Nachweis- oder Sperrdaten können im rechtlich erforderlichen Umfang darüber hinaus aufbewahrt werden.

Um nachweisen zu können, dass ein Löschverlangen oder eine planmäßige Löschung durchgeführt wurde, können wir für einen begrenzten Zeitraum, grundsätzlich bis zu drei Jahre, einen minimalen Löschnachweis aufbewahren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Dokumentation der ordnungsgemäßen Löschung und der möglichen Rechtsverteidigung. Dieser Nachweis wird getrennt von der aktiven Kandidatendatenbank geführt und nicht für Recruiting, Vermittlung oder Marketing genutzt. Er kann eine interne Kandidaten-/Referenz-ID, den vollständigen Namen, Löschdatum, Löschgrund und die Systeme bzw. Ablagebereiche enthalten, aus denen die Löschung durchgeführt wurde. Eine E-Mail-Adresse wird nur gespeichert, soweit dies zur eindeutigen Zuordnung oder für einen gesonderten Sperr- bzw. Nichtkontaktzweck erforderlich ist. Lebenslauf, Qualifikationen, Recruiter-Notizen oder sonstige Inhalte des aktiven Kandidatenprofils werden allein zu diesem Nachweiszweck nicht aufbewahrt.

16. Bereitstellung personenbezogener Daten

Die in unseren Formularen als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind erforderlich, damit wir die jeweilige Anfrage, Terminbuchung oder Bewerbung bearbeiten können. Weitere Angaben sind freiwillig, sofern sie nicht im Einzelfall für den jeweiligen Vorgang benötigt werden. Werden für einen Vorgang notwendige Informationen nicht bereitgestellt, können wir die Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten, den Termin nicht organisieren oder die Bewerbung nicht bearbeiten.

Die Aufnahme in einen optionalen Kandidatenpool und die Anmeldung zum Newsletter sind freiwillig. Wenn Sie die hierfür erteilte Einwilligung nicht erteilen oder später widerrufen, hat dies keine Auswirkungen auf die Bearbeitung einer davon getrennten Bewerbung oder Anfrage, soweit diese auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht.

17. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

1. Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);

2. Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);

3. Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);

4. Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);

5. Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 20 DSGVO);

6. Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO);

7. Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an datenschutz@e-aces.com wenden. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

18. Widerspruchsrecht bei Direktwerbung

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Nach einem solchen Widerspruch werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet.

19. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für nichtöffentliche Stellen mit Sitz in Bayern ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 18

91522 Ansbach, Deutschland

Website: www.lda.bayern.de

20. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Bewerbungsverfahren

In den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bewerbungs- und Vermittlungsprozessen treffen wir keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. KI-gestützte Funktionen dienen in der derzeitigen Nutzung ausschließlich dem technischen Auslesen und Strukturieren von Lebenslaufdaten. Auswahl- und Vermittlungsentscheidungen werden von Menschen getroffen.

21. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstigen Risiken zu schützen. Die Website nutzt verschlüsselte HTTPS-/TLS-Verbindungen. Zugriffsrechte auf interne Bewerbungs- und Kandidatensysteme werden nach dem Erforderlichkeitsprinzip („Need-to-know“) vergeben.

22. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Website, die von uns eingesetzten Dienste oder die einschlägigen rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026