Im Oktober war ich auf der STAFFINGpro in Wiesbaden, um mich mit Branchenkollegen auszutauschen und neue Perspektiven auf die Zukunft der Personaldienstleistung kennenzulernen.
Besonders die Vorträge von Simone Straub und Ute Muster sind mir in Erinnerung geblieben. Beide beleuchteten die Veränderungen im Markt aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
Die Herausforderungen sind deutlich: Der Markt schrumpft, KI übernimmt zunehmend Routineaufgaben im Recruiting, und Unternehmen haben genug von der Flut an Bewerberprofilen. Dennoch stand in Wiesbaden weniger die Krise als vielmehr der bevorstehende Wandel im Mittelpunkt. Eine Folie von Simone Straub brachte es auf den Punkt: Man könne den Rückgang als Krise betrachten – „oder als das, was er auch ist: ein Milliardenmarkt, der gerade neu verteilt wird“.
Was bedeutet das für Personalberater und für Unternehmen, die qualifizierte Experten für ihre Transformationsvorhaben benötigen?
Ein Markt im Umbruch
Die Zahlen sprechen für sich. Laut Bundesagentur für Arbeit erreichte die Arbeitnehmerüberlassung im November 2017 mit rund 1,08 Millionen Beschäftigten ihren Höchststand. Im Juni 2025 waren es nur noch 669.000 – fast 40 Prozent weniger und allein acht Prozent unter dem Vorjahreswert.
Auch die Personalberatung steht unter Druck. Laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) lag das deutsche Marktvolumen 2025 bei 2,7 Milliarden Euro, rund zehn Prozent unter dem Höchststand von 2022. Im Executive Search betrug der Rückgang sogar 13,5 Prozent.
Gleichzeitig gibt es erste Anzeichen einer Erholung. In einer Folge des Podcasts Liebe Zeitarbeit – HR trifft KI – Bereit für Zeitarbeit erklärte Alexander R. Petsch, Gründer des HRM Institute und Veranstalter der STAFFINGpro, den leichten Aufwärtstrend in der Arbeitnehmerüberlassung mit der zunehmenden Unsicherheit vieler Unternehmen: Niemand weiß genau, welche Positionen durch KI und Automatisierung langfristig noch in ihrer heutigen Form bestehen werden. Statt dauerhaft einzustellen, greifen Unternehmen deshalb zunächst auf flexible Beschäftigungsmodelle zurück.
Das beobachten wir auch bei unseren Kunden. Unsicherheit verhindert nicht zwangsläufig Neueinstellungen, verändert aber die Personalplanung. Projektbezogene Expertise und Time-and-Material-Modelle ermöglichen es, Vorhaben umzusetzen, ohne sich langfristig auf Strukturen festzulegen, die sich möglicherweise bald wieder verändern.
Standardvermittlung verliert an Wert, Beratung gewinnt
Simone Straub, die bereits mehr als 250 Personalberatungen begleitet hat, formulierte ihre Botschaft deutlich:
„Standardpositionen werden künftig von der Technologie besetzt. Ihr müsst euch entscheiden: Low-Budget-Tech oder High-Level-Consulting.“
Simone Straub, Geschäftsführerin, Der Personalberater Coach GmbH
Auch Recruiting-Experte Bill Boorman griff in seiner Abschluss-Keynote die entscheidende Frage auf: Wenn KI Kandidatensuche, Matching und Ansprache automatisiert, wofür werden Personaldienstleister künftig noch bezahlt?
Ein passendes Profil zu finden, ist heute einfacher denn je. Den richtigen Menschen zu identifizieren, bleibt hingegen anspruchsvoll. Lebensläufe können fachlich überzeugen und trotzdem am tatsächlichen Bedarf vorbeigehen. Denn neben Qualifikationen zählen Projektumfeld, Teamdynamik, Unternehmenskultur und vor allem die Persönlichkeit.
Mehr Lebensläufe bedeuten deshalb nicht automatisch bessere Besetzungen. Wer lediglich schnell Profile liefert, konkurriert zunehmend mit Technologien, die das günstiger erledigen. Der eigentliche Mehrwert liegt im Urteilsvermögen: zu erkennen, welche Kandidaten wirklich passen und warum.
Die besten Mandate entstehen vor der Stellenausschreibung
Simone Straub stellte ihren Vortrag unter das Motto „Schluss mit dem CV-Rennen“. Ihre zentrale Botschaft: Sobald eine Stelle ausgeschrieben wird, konkurrieren Personalberatungen, Datenbanken und KI-Tools um dieselben Vakanzen. Häufig entscheiden dann Preis und Geschwindigkeit.
Der entscheidende Wettbewerbsvorteil entsteht deshalb schon vorher.
Straub unterschied zwischen Beratern, die täglich Stellenbörsen durchsuchen und um dieselben Aufträge konkurrieren, und solchen, die frühzeitig in die Personalplanung ihrer Kunden eingebunden werden. Letztere gewinnen häufiger exklusive Mandate, besetzen Projekte schneller und sprechen nicht nur über einzelne Vakanzen, sondern über den langfristigen Personalbedarf.
Dafür braucht es einen Perspektivwechsel: „From service provider to trusted advisor.“
Ein strategischer Berater kennt den Markt, erkennt Entwicklungen frühzeitig und verfügt über ein belastbares Netzwerk. Vor allem baut er Kundenbeziehungen auf, die weit über einzelne Besetzungsaufträge hinausgehen.
Für Unternehmen bedeutet das: Der beste Zeitpunkt, einen Personalberater einzubeziehen, ist nicht die Veröffentlichung einer Stellenanzeige, sondern die Planungsphase. Wenn Projekte, Reorganisationen oder Transformationsschritte noch Gestalt annehmen, kann ein guter Partner helfen, den tatsächlichen Kompetenzbedarf zu definieren.
Dienstleister oder Berater?
Simone Straub gab den Personalberatern im Publikum einen Selbsttest mit auf den Weg: Sehen sie ihre Aufgabe ausschließlich darin, offene Stellen zu besetzen? Beginnen sie erst mit der Akquise, wenn ihre Auftragspipeline leer ist? Halten sie sich für austauschbar?
Wer diese Fragen bejaht, denkt laut Straub noch immer wie ein reiner Dienstleister.
Für Unternehmen lässt sich daraus ein ebenso hilfreicher Fragenkatalog ableiten:
- Ist Ihr Partner spezialisiert? Wer jede Position in jeder Branche besetzt, kennt selten einen Markt wirklich gut. Spezialisierte Berater können Kandidaten, Wechselbereitschaft und Vergütungen fundierter einschätzen.
- Wann meldet sich Ihr Partner? Nur wenn er neue Aufträge braucht? Ein guter Berater teilt auch ungefragt relevante Marktinformationen, interessante Profile oder Entwicklungen, die Ihre Personalplanung beeinflussen könnten.
- Worüber sprechen Sie? Geht es ausschließlich um offene Stellen oder auch um zukünftige Projekte, strategische Vorhaben und Teamstrukturen? Nur wer Ihre Pläne kennt, kann Personalbedarf frühzeitig erkennen.
- Hinterfragt Ihr Partner Ihre Anforderungen? Ein Vermittler liefert Lebensläufe passend zur Stellenbeschreibung. Ein Berater hinterfragt Anforderungen, erkennt Lücken im Profil und hilft, die tatsächlichen Ziele einer Position zu definieren.
- Könnten Sie Ihren Partner durch eine Datenbank ersetzen? Wenn ja, fehlt der entscheidende Mehrwert. Fundiertes Urteilsvermögen, ein vertrauensvolles Netzwerk und ein Gespür für Persönlichkeit lassen sich nicht auf eine Datenbank reduzieren.
Je mehr dieser Fragen zugunsten Ihres Partners ausfallen, desto wertvoller kann es sein, ihn frühzeitig einzubeziehen.
Warum Wissen allein keine Veränderung bewirkt
Der Wandel vom Dienstleister zum strategischen Berater klingt überzeugend. Ihn im Alltag umzusetzen, ist jedoch eine andere Herausforderung.
Genau damit beschäftigte sich Ute Muster von Sales in Action. In ihrer Keynote ging sie der Frage nach, warum gute Vorsätze im Vertrieb so selten zu dauerhaften Verhaltensänderungen führen.
Sie stellte zwei kleinere, nicht repräsentative Umfragen unter Personaldienstleistern vor. Als größte Hindernisse für proaktive Neukundengewinnung nannten die Befragten eingefahrene Gewohnheiten und Unsicherheit in der Gesprächsführung, noch vor fehlender Willenskraft oder Struktur.
Zur Erklärung griff Muster auf den sogenannten Implementation Dip des Bildungsforschers Michael Fullan zurück. Das Modell beschreibt ein typisches Phänomen: Bei Veränderungen sinkt die Leistungsfähigkeit zunächst, bevor Verbesserungen sichtbar werden. Neue Arbeitsweisen fühlen sich ungewohnt an, Fehler häufen sich, und viele geben genau in dieser Phase auf.
Hinzu kommt die Vergessenskurve von Hermann Ebbinghaus: Ohne Wiederholung kann bereits nach einem Tag ein Großteil des Gelernten wieder verloren gehen. Eine einmalige Schulung genügt daher nicht. Wissen muss regelmäßig angewendet und gefestigt werden.
Was Muster für Vertriebsteams beschrieb, gilt auch für Transformationsprojekte. Ob ERP-Einführung, Cloud-Migration oder KI-Rollout: Der Projektstart ist meist nicht die größte Herausforderung. Schwieriger wird es, wenn neue Prozesse noch nicht reibungslos funktionieren und alte Gewohnheiten Sicherheit versprechen.
Unser CEO Horst Niederberger hat nach der DIGITAL X auf eine ähnliche Diskrepanz hingewiesen: Laut Bitkom bieten inzwischen 70 Prozent der deutschen Unternehmen KI-Schulungen an. Gleichzeitig bewerten zwei Drittel die KI-Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden weiterhin als gering (zum Artikel).
Schulungen allein bewirken noch keine Veränderung. Entscheidend ist, ob Teams das Gelernte dauerhaft in die Praxis übertragen können.
Genau hier machen erfahrene Experten den Unterschied: Menschen, die solche Umsetzungsphasen bereits durchlaufen haben und wissen, wie sie Teams durch Veränderungen führen.
Was wir aus Wiesbaden mitnehmen
Für uns bei eAces hat die STAFFINGpro vor allem unseren bisherigen Ansatz bestätigt.
Wir haben unsere Aufgabe nie darin gesehen, möglichst viele Kandidatenprofile zu liefern. Unser Leitgedanke lautet: „It’s all about personality.“
Der richtige Experte ist nicht einfach derjenige, dessen Lebenslauf die meisten Anforderungen erfüllt. Entscheidend ist, ob er zur Aufgabe, zum Team und zum Unternehmen passt.
Was die Branche heute diskutiert, entspricht damit dem Anspruch, den wir seit jeher an unsere Zusammenarbeit mit Kunden stellen.
Die wichtigste Erkenntnis aus Wiesbaden: Wer seinen Recruiting-Partner erst kontaktiert, wenn die Stellenausschreibung veröffentlicht ist, kommt bereits zu spät.
Viele Unternehmen planen derzeit ihre Projekte und Budgets für 2027. Welche Kompetenzen werden benötigt? Welche Positionen sollten langfristig besetzt werden, und wo ist flexible Expertenunterstützung sinnvoll?
Lassen Sie uns darüber sprechen, bevor aus Ihren Plänen eine Stellenausschreibung wird.
WIR SIND eACES
Fragen kostet nichts. Wortwörtlich.
Lassen Sie uns über Ihre zu besetzende Position, das Aufgabenspektrum, Ihr anstehendes Beratungsprojekt, den Business Case und Ihre Ziele sprechen. Gemeinsam klären wir die Anforderungen und die Charakteristik der Rolle und geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung zu den Besetzungsmöglichkeiten. Ein Nein bekommen Sie bei uns genauso schnell wie ein Ja.
